Napoli 9 giugno 2016

L'anno duemilasedici, il giorno 9 del mese di Giugno in Napoli presso l'Università Parthenope si è riunita l'assemblea annuale ordinaria dei soci GISCi per discutere e deliberare sul seguente

Ordine del giorno assemblea GISCi:

1. Approvazione del bilancio consuntivo anno 2015
2. Relazione programmatica del Comitato di Coordinamento
3. Approvazione dei nuovi soci
4. Approvazione del documento "Il Manuale degli Indicatori per il monitoraggio dei programmi di screening con test HPV primario"
5. Definizione quota di iscrizione 2017
6. Definizione della Sede del Convegno GISCi 2017
7. Varie ed eventuali

Assume la presidenza Francesca Carozzi che chiama Martina Rossi a svolgere le funzioni di segretario.
Il Presidente dell'Assemblea constatata la validità della stessa che, essendo stata convocata con mezzo idoneo a renderla nota a tutti gli associati, viene dichiarata regolarmente costituita ed atta a deliberare.

Sono presenti 68 Soci Gisci

Francesca Carozzi apre l'assemblea alle ore 17,15

1. Approvazione del bilancio consuntivo anno 2015

Il Tesoriere e Segretario Nazionale Francesca Carozzi presenta ai soci presenti il bilancio consuntivo dell'esercizio chiuso al 31.12.2015 (vedi allegato) che si chiude in negativo (12.943 euro). Questo è in linea con il bilancio di previsione presentato a Finalborgo e deriva principalmente, così come descritto nel dettaglio nella nota integrativa al bilancio, dal minor utile rispetto agli anni precedenti del convegno annuale di Finalborgo. In particolare, nell'anno interessato sono stati organizzati tre eventi che hanno avuto una ampia partecipazione: il Congresso Nazionale tenutosi a Finalborgo nel mese di giugno e il relativo workshop precongressuale, effettuato senza prevedere una quota di iscrizione per i soci, e il corso teorico pratico di citologia di triage che si è svolto a Roma il 26 novembre (replicato poi nel 2016 per l'elevato numero di richieste di adesione pervenute). Il GISCi, insieme a GISMA e GISCor, ha contribuito alla realizzazione e alla pubblicazione dell'undicesimo Rapporto annuale dell'Osservatorio Nazionale Screening che presenta i risultati dei programmi screening nel periodo 2011-2013. L'anno 2015 è stato inoltre un anno in cui il GISCi ha promosso importanti iniziative accollandosene gli oneri: è stata effettuata a Firenze insieme a ONS la Conferenza di Consenso per la definizione del percorso di screening per il cervico-carcinoma nelle ragazze vaccinate contro l'HPV ed è stato ampliato il sito web creando il 'toolbox'.
Viene sottolineato però che le disponibilità di cassa, come evidenziato nello stato patrimoniale del bilancio, copre ampiamente la cifra. Dopo un'approfondita discussione, l'Assemblea, all'unanimità e per alzata di mano, approva il presente bilancio dell'esercizio chiuso al 31.12.2015, deliberando di coprire il disavanzo dell'esercizio pari ad euro -12.943,12 con il Fondo di Riserva Avanzi degli esercizi precedenti.
Nessun astenuto e nessun contrario.

Per quanto riguarda il bilancio preventivo del 2016, si prevede il mantenimento complessivo dei costi di gestione per la segreteria e per la gestione amministrativa contabile, considerato che tutta la gestione economica è stata già affidata nel 2015 allo studio commerciale del Dr. Francesco Liverini, che segue il GISCi vista la complessità crescente.

Si fa presente che le risorse a disposizione verranno impegnate per la realizzazione di iniziative di formazione su indicazione dei referenti dei gruppi di lavoro sia per ciascun gruppo di lavoro e/o trasversali utili agli iscritti nei rispettivi ambiti di competenza. In questo momento è in corso l'implementazione HPV, per la quale viene dato particolare riguardo anche alla parte organizzativa e di valutazione.

Francesca Carozzi propone inoltre la realizzazione di un corso FAD specifico sugli argomenti attinenti al processo di implementazione HPV che sarà rivolto solo ai soci e per il quale sono già stati presi contatti per poter usufruire di piattaforme FAD. La realizzazione dei contenuti sarà impegnativa per cui oltre che ai membri del coordinamento, verrà chiesta la disponibilità anche di altri colleghi.

La chiusura del bilancio 2016 dipenderà anche dal consuntivo del Convegno di Napoli.

2. Relazione programmatica del Comitato di Coordinamento

Dopo i gruppi di lavoro in plenaria è stata presentata una sintesi delle riunioni dei singoli gruppi di lavoro e le attività svolte nel corso del primo anno, quelle in corso e la programmazione per il prossimo anno (vedi verbali allegati).

L'Assemblea approva il programma di lavoro e la relazione presentata dal Comitato di Coordinamento.

3. Approvazione dei nuovi soci

I nuovi soci, iscritti per la prima volta al Gisci dal 25 Maggio 2015 (cioè dal convegno di Finalborgo) al 9 giugno 2016, sono 144, molti dei quali provengono dai corsi di citologia e dal Convegno 2016. Viene proiettata in sala una diapositiva con l'elenco dei nominativi dei nuovi soci, che vengono approvati a maggioranza assoluta per alzata di mano. L'elenco degli iscritti ratificati dall'assemblea sarà tenuto agli atti dalla segreteria.

4. Approvazione del Manuale degli Indicatori per il monitoraggio dei programmi di screening con test HPV primario

Il documento è stato pubblicato sul sito GISCi il 3 Maggio 2016 in bozza in area dibattiti per ricevere eventuali commenti da parte dei soci.

Manuel Zorzi, coordinatore del gruppo trasversale di redazione, introduce il documento e porta a conoscenza dell'assemblea che a seguito del dibattito scaturito nella mattinata, Il documento è stato aggiornato al punto 3 nel seguente modo:

3.    Le evidenze scientifiche hanno mostrato che l'introduzione del test HPV comporta un importante effetto di round di prevalenza, indipendentemente dal numero di episodi di screening con Pap test precedenti. Pertanto, per gli indicatori che devono essere calcolati distintamente per le donne al primo esame di screening e a quelli successivi, si specifica che con tale dizione si intende il primo episodio di screening con test HPV rispetto a quelli successivi con test HPV, indipendentemente dall'aver effettuato o meno un precedente Pap test.

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3.    Le evidenze scientifiche hanno mostrato che l'introduzione del test HPV comporta un importante effetto di round di prevalenza, indipendentemente dal numero di episodi di screening con Pap test precedenti. Pertanto, per gli indicatori che devono essere calcolati distintamente per le donne al primo esame di screening e a quelli successivi, si specifica che con tale dizione si intende il primo episodio di screening con test HPV rispetto a quelli successivi con test HPV,indipendentemente dall'aver effettuato o meno uno o più episodi di screening con Pap test, anche se seguiti da un test HPV (per esempio per il triage delle ASC-US o delle LSIL o nel follow up post-trattamento).

Il Presidente della assemblea mette ai voti della assemblea il documento così modificato.
L'assemblea per alzata di mano approva il documento 'Manuale indicatori programma HPV primario', astenuti una, contrari nessuno.

5. Quota GISCi 2016-2017

Francesca Carozzi propone di mantenere la quota a 30€ anche per il 2017.
L'assemblea per alzata di mano approva all'unanimità il mantenimento della quota 2017 a 30 euro. Nessun astenuto e nessun contrario.
Francesca Carozzi ricorda che secondo lo statuto i soci che non hanno pagato due quote consecutive decadono. Durante quest'anno è stata rivisitata tutta la gestione degli elenchi dei soci, che presentava non poche criticità accumulate negli anni. L'aggiornamento della lista dei soci è un punto fondamentale perché l'anno prossimo sarà votato il nuovo segretario e il nuovo comitato di coordinamento. Lo statuto non riporta esplicitamente che chi non paga non ha diritto di voto.
Carozzi fa presente che molti soci hanno pagato nel corso degli anni in modo saltuario e che l'art. 5 dello statuto recita che: “l'assemblea ha la facoltà di cancellare un iscritto per ogni ragione considerata valida. L'eventuale omissione del versamento di due quote associative annuali consecutive senza una motivazione accettabile può comportare la perdita del diritto di iscrizione.”
Si decide di lasciare un'altra opportunità ai soci non in regola con le quote associative, dando però una scadenza molto ravvicinata in cui sottolineare che coloro che vogliono continuare a far parte del GISCi devono pagare la quota di quest'anno e quella dell'anno trascorso.
L'assemblea decide di inviare a tutti i soci non in regola una lettera nominativa e non più indicazioni generiche inviate come newsletter, in cui si richiede di regolarizzare la propria posizione. Inoltre viene deciso di fare un sollecito specifico ai soci che non pagano la quota da almeno due anni consecutivi specificando che verranno cancellati.

6. Sede del prossimo convegno nazionale GISCi 2017
Francesca Carozzi riferisce sulle difficoltà incontrate nell'organizzazione del convegno a Napoli, ma ritiene che la scelta dell'Università Parthenope sia stata una buona soluzione, anche per la gratuità dei locali.
Francesca Carozzi riferisce di aver ricevuto una proposta formale da Ferrara per il prossimo convegno GISCi: Stefano Ferretti e Paola Garutti presentano la proposta.
Luigi Coppola propone la sede di Roma per il 2018 presso l'ospedale di S. Spirito, antico ospedale di Roma.
Tiziano Maggino interviene e chiede qual è il rischio di impresa per chi propone una sede per il Convegno e invita a dare delle regole in merito.
Francesca Carozzi riferisce che compito di chi si propone è in prima istanza individuare la sede del convegno, sottolinea inoltre che nel corso della sua segreteria è stato chiesto agli organizzatori locali di individuare una sede a concessione gratuita, come si è verificato nel caso di Finalborgo e Napoli. Il GISCi, viceversa, si fa carico delle spese di gestione e di organizzazione; il provider può essere proposto localmente, sempre però dietro presentazione di preventivi, infatti il Comitato di coordinamento deve approvare preventivamente tutte le spese afferenti a qualsiasi titolo al convegno. Il GISCi chiede quindi inizialmente a chi propone la propria città come sede del convegno la individuazione di una sede adeguata ma non viene dato portafoglio. Il comitato organizzativo locale deve gestire la logistica e partecipare alla definizione del programma, che rimane però sotto la responsabilità del Segretario Nazionale e del Comitato di Coordinamento.
Il periodo migliore per fare il Convegno GISCi è compreso fra maggio e giugno.
L'assemblea approva la proposta di Ferrara come sede del prossimo Convegno GISCi, nessun astenuto, nessun contrario.
Nel corso del prossimo convegno sarà ripresentata e valutata la candidatura di Roma.

Null'altro essendovi da deliberare e nessuno prendendo la parola, il Presidente scioglie l'assemblea alle ore 19,00 previa sottoscrizione del presente verbale.